top of page

Privacy verklaring (versie april 2025)

​

Omdat Profisi, als Abonnementsverstrekker van DIPLA, het gestelde vertrouwen van u, als Abonnementsnemer, in haar erg op prijs stelt, hecht zij ook zeer veel belang aan uw privacy en de verwerking van uw persoonsgegevens.

In deze privacy verklaring leggen wij u uit op welke manier en voor welke doeleinden uw gegevens verwerkt worden, alles conform de geldende Belgische en Europese regelgeving aangaande de bescherming van de persoonlijke levensfeer (GDPR).

Deze privacy verklaring is van toepassing op al onze diensten. 

Profisi zal deze verklaring steeds up to date houden door de laatste versie te publiceren op haar website en een melding te tonen in DIPLA. 

Door het gebruik van DIPLA aanvaardt u, als opdrachtgever, uitdrukkelijk de wijze waarop wij uw gegevens verzamelen en gebruiken.

 

1. Wie zijn wij?

Profisi, met ondernemingsnummer BE 0505.695.147, wordt beschouwd als de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens. Dit wil zeggen dat wij, Profisi, de wijze van verwerking van uw persoonsgegevens bepalen. 

Wij zullen uiteraard alle verzamelde gegevens strikt vertrouwelijk verwerken

Voor eventuele verdere vragen aangaande deze privacy verklaring kan er contact worden opgenomen op info@profisi.be.

​

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij zullen enkel de gegevens die nodig zijn om de uitvoering van onze diensten correct uit te voeren, en die nodig zijn voor het aanbieden van DIPLA, een optimale werking van DIPLA – bestaande uit verschillende sites en app’s te garanden, verwerken. 

Deze gegevens worden gebruikt om onze contractuele verbintenissen na te komen, onze werkzaamheden correct uit te voeren, het aanbieden van DIPLA en een antwoord te bieden op uw vragen, die binnen komen via sociale media, e-mail,… en onze dienstverlening te optimaliseren.

Volgende gegevens kunnen door ons worden verwerkt. Deze werden ofwel rechtstreeks door u bezorgd ofwel onrechtstreeks. (deze lijst is niet-exhaustief):

  • Voor- en achternaam;

  • Bedrijfsnaam;

  • Rol;

  • gebruikersnaam;

  • aanmaakdatum en wijzigingsdatum account

  • e-mailadres;

  • Facturatiegegevens;

  • BTW nummer;

  • IBAN+ financiële instelling;

  • IP-adres;

  • Locatiegegevens;

  • Aantal gebruikers binnen de organisatie;

  • Gegevens over de activiteiten op de website;

  • Alle gegevens die eventueel verbonden zijn aan uw sociaal media account;

  • Andere persoonsgegevens die u verstrekt;

Enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor legitieme doeleinden worden aldus bijgehouden. 

Op bovenstaand principe bestaan evenwel een aantal uitzonderingen: verwerking van persoonsgegevens is mogelijk zonder toestemming wanneer dit nodig is voor de uitvoering van een contract met de gebruiker, het vervullen van een wettelijke plicht, een taak van openbaar belang of de bescherming van vitale belangen van de gebruiker of andere natuurlijke personen.

In DIPLA wordt van de gebruiker enkel zijn gebruikersnaam, naam, voornaam, e-mailadres bijgehouden. Deze gegevens zijn verbonden met een uniek gebruikers-id.

  • Deze id wordt overal in Dipla gebruikt om te registreren wanneer een gebruiker:

    • een handeling heeft uitgevoerd,

    • iets heeft aangepast of aangemaakt,

    • een taak heeft doorgegeven of een taak moet uitvoeren.

    • een meting of foto in MyDIPLA heeft gemaakt (gps locatie wordt op achtergrond ook meegegeven)

  • DIPLA vetaalt deze naam enkel als dit nodig is voor het gebruik van DIPLA. 

  • DIPLA geeft iedere gebruiker de mogelijkheid zijn naam te anoniemiseren. Hierdoor worden wel de data behouden maar is er geen link meer met een persoon. 

​

3. Voor welke doeleinden worden uw persoonsgegevens verwerkt?

Uw persoonsgegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld en enkel voor volgende doeleinden:

  • Uw vragen gesteld via e-mail, telefoon, sociale media,… te beantwoorden;

  • Een overeenkomst met u te sluiten en deze uit te voeren:

    • Informatie verstrekken over onze diensten en het gebruik van DIPLA en deze beter af te stemmen op uw noden en wensen en een optimale werking van DIPLA, bestaande uit verschillende sites en app’s te garanderen.

    • Het opstellen van offertes

    • De uitvoering van onze overeenkomst mogelijk te maken, alsook de administratie te voeren die daaruit voortkomt

  • Het plaatsen van recensies, uit commercieel belang;

  • Het verwerken van uw betaling;

  • Communicatie te voeren met u, als abonnementsnemer, in het belang van beide partijen;

  • Statistische doeleinden;

  • Het correct afstemmen en verbeteren van onze website;

  • Aan wettelijke verplichtingen te voldoen: zoals het voeren van een boekhouding;

  • Wanneer u dit wenst en hiervoor toestemming heeft gegeven, om u te benaderen voor commerciële aanbiedingen zoals nieuwsbrieven, evenementen en andere promoties of marketingacties. 

 

4. Vanuit welke wettelijke grondslag worden uw gegevens verwerkt?

Profisi baseert zich voor de verwerking van uw gegevens voor bovenstaande doeleinden op volgende wettelijke grondslagen:

  • U hebt toestemming gegeven voor de verwerking van je persoonsgegevens voor een specifiek doeleinde;

  • Uitvoeren van de overeenkomst en nakomen contractuele verbintenissen;

  • Gerechtvaardigde belangen: zo onder meer: het verbeteren van onze dienstverlening;

  • Wettelijke verplichtingen: naleven fiscale wetgeving.

Uw gegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk voor de uitoefening van mijn onze diensten, en zullen binnen de 6 maanden na het aflopen van de overeenkomst verwijderd worden, of zo lang als de wettelijke regels ons voorschrijven. 

 

5. Welke gegevens worden gedeeld met derden?

Wij zullen uw gegevens enkel delen met derden indien dit nodig is voor de bedrijfsvoering of wettelijk verplicht is in het kader van de uitoefening van de werkzaamheden. 

Zo kunnen uw gegevens gedeeld worden met externe dienstverleners zoals bijvoorbeeld informaticadiensten voor het onderhouden van ons netwerk en de hosting van de website.

In het kader van de uitoefening van de werkzaamheden kunnen uw gegevens gedeeld worden met leveranciers, overheidsinstanties, onze accountant, softwareleveranciers en IT- beheerders.

Profisi draagt geen persoonsgebonden data over buiten de EU.

 

6. Hoe worden uw gegevens beschermd?

Omdat wij veel belang hechten aan uw privacy en uw vertrouwen in onze diensten zien wij erop toe dat er veilig wordt omgesprongen met uw gegevens. Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om het verlies en misbruik van uw gegevens te voorkomen. 

Profisi streeft ernaar om zijn verwerking in-huis te organiseren en beperkt bewust het aantal leveranciers. Met elke leverancier worden aangepaste overeenkomsten opgesteld om ons ervan te vergewissen dat de onderneming in kwestie zich schikt naar de regels bepaald in de GDPR.

De definitie van rollen en verantwoordelijkheden is binnen Profisi en DIPLA duidelijk vastgelegd. Hierdoor wordt  de correcte implementatie van deze richtlijnen verzekerd.

Een meervoudige back-up-policy laat Profisi toe om de continuïteit van onze bedrijfsvoering te verzekeren zonder onderbreking en zonder dataverlies.

Profisi heeft een logische beveiliging  gebaseerd op internationaal aanvaarde standaarden met als basis:

  • een intern beheerde firewall, proxy server en  virusscanner

  • een geformaliseerd beheer van de toegangsrechten gebaseerd op rollen en verantwoordelijkheden zowel voor de interne gebruikers als voor de aangesloten klanten.

Profisi beheert wijzigingen aan  zijn softwareapplicaties via het uitvoeren van een geformaliseerd en traceerbare releaseplanning,  change management en testing met scheiding van ontwikkelings- acceptatie- en productieomgevingen.

Profisi heeft een supportpagina voor beheer van eventuele klachten  met impactanalyse  en prioriteitsbepaling van eventuele incidenten en overeenstemmende reactie- en diagnosetijden.

Profisi heeft een veralgemeend gebruik van technieken voor identiteits-en toegangscontrole.

Profisi heeft in alle overeenkomsten, arbeidsreglementen, contracten en documenten van de noodzakelijke bepalingen inzake geheimhouding en bescherming van de persoonlijke levenssfeer met de intentie onze klanten en medewerkers te sensibiliseren 

Profisi biedt de mogelijkheid het niveau van dienstverlening op vraag van de klant te verhogen en  een periodieke rapportering terzake op te stellen.

Een eventuele inbreuk op de veiligheid van de data moet binnen de 72 uur gemeld worden.

Via de eerder vermelde beveiligingssystemen is Profisi in staat om incidenten  snel op te merken en af te handelen conform de bepalingen van de GDPR.

In geval van een inbreuk zal dit gemeld worden aan de organisatie administrator van iedere abonnementshouder. Deze kan kan op zijn buurt hun GDPR - verantwoordleijke of de privacycommissie inlichten.

Indien wij uw gegevens aan derden dienen door te geven, zien wij er op toe dat deze verwerkers eveneens de nodige maatregelen nemen om veilig met uw gegevens om te springen.

Zo wordt ervoor gezorgd dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot deze gegevens afgeschermd is en dat de veiligheidsmaatregelen regelmatig worden gecontroleerd.

​

7. Hoelang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Uw persoonsgegevens worden bewaard voor de tijd nodig voor de uitvoering van de doelstellingen zoals hierboven beschreven en zullen binnen de 6 maanden na het aflopen van de overeenkomst verwijderd worden, en voor de naleving van onze wettelijke verplichtingen, zijnde maximum 7 jaar na voltooiing van boekhoudkundige en gerechtelijke documenten.  

​

8. Wat zijn uw rechten?

Conform de geldende wetgeving beschikt u als betrokkene over diverse wetgeving aangaande de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u beroep wenst te doen op een van deze rechten, dient u contact op te nemen op info@profisi.be.

U kan volgende rechten laten gelden:

  • Recht op inzage;

  • Recht op rectificatie of verbetering van uw gegevens;

  • Recht op gegevenswissing of recht op vergetelheid, met dien verstande dat wetgeving die ons verplichten bepaalde data bij te houden voorrang hebben hierop;

  • Recht op de beperking van de verwerking;

  • Recht op overdraagbaarheid;

  • Recht op intrekking van uw toestemming;

  • Recht van bezwaar;

  • Recht op het indienen van een klacht bij de gegevensbeschermingsautoriteit;

De interface van DIPLA is zo ontwikkeld dat iedere gebruiker en organisatie administrator volledig beheer heeft van zijn persoonsgegevens.

 

9. Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die worden gebruikt, zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak.

 

Op de website wordt er gebruik gemaakt van functionele, analytische, advertentie en tracking cookies. Dit is nodig om bij te houden hoeveel bezoekers op onze website langskomen, wat zij doen en hoe wij onze bezoekers beter van dienst kan zijn. Bij uw eerste bezoek aan de website wordt u geïnformeerd over deze cookies en wordt uw toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. U kunt zich afmelden voor cookies door deze uit uw browser te verwijderen. 

 

Op onze website wordt er eveneens gebruik gemaakt van Google Analytics en Google site Kit voor analytische doeleinden.

 

10. Wijzigingen

Wij kunnen om uiteenlopende redenen wijzigingen aanbrengen aan deze privacy verklaring. De meest recente versie wordt steeds geüpload op mijn website. 

Deze recentste versie is opgesteld in april 2025.

bottom of page