Déclaration de confidentialité (version avril 2025)

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Chez Profisi, en tant que Fournisseur d’Abonnement de DIPLA, nous attachons une grande importance à la confiance que vous, en tant qu’Abonné, nous accordez. Nous prenons également très au sérieux votre vie privée et le traitement de vos données à caractère personnel.

Cette déclaration de confidentialité vous explique de quelle manière et dans quel but vos données sont traitées, conformément à la législation belge et européenne en vigueur relative à la protection de la vie privée (RGPD).

Cette politique de confidentialité s'applique à tous nos services.

Profisi mettra toujours cette déclaration à jour en publiant la dernière version sur son site web et en affichant une notification dans DIPLA.

En utilisant DIPLA, vous acceptez expressément, en tant que donneur d'ordre, la manière dont nous collectons et utilisons vos données.

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1. Qui sommes-nous ?

Profisi, numéro d’entreprise BE 0505.695.147, est considérée comme le responsable du traitement de vos données à caractère personnel. Cela signifie que nous, Profisi, déterminons la manière dont vos données sont traitées.

Toutes les données collectées sont bien entendu traitées de manière strictement confidentielle.

Pour toute question concernant cette déclaration, vous pouvez nous contacter à l’adresse info@profisi.be.

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2. Quelles données collectons-nous ?

Nous ne traitons que les données nécessaires à l’exécution correcte de nos services et au bon fonctionnement de DIPLA, composé de différents sites et applications.

Ces données sont utilisées pour remplir nos obligations contractuelles, exécuter nos activités, offrir DIPLA, répondre à vos questions via les réseaux sociaux, e-mail, etc., et améliorer notre service.

Les données suivantes peuvent être traitées (liste non exhaustive), soit fournies directement par vous, soit indirectement :

• Nom et prénom

• Nom de l’entreprise

• Fonction

• Nom d’utilisateur

• Date de création et de modification du compte

• Adresse e-mail

• Données de facturation

• Numéro de TVA

• IBAN + institution financière

• Adresse IP

• Données de localisation

• Nombre d’utilisateurs dans votre organisation

• Données d’activité sur le site web

• Données liées à votre compte de réseaux sociaux

• Autres données personnelles que vous fournissez

Seules les données nécessaires à des fins légitimes sont conservées.

Des exceptions s’appliquent : les données peuvent être traitées sans consentement si cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat, au respect d’une obligation légale, à l’intérêt public ou à la protection d’intérêts vitaux.

Dans DIPLA, seul le nom d’utilisateur, le prénom, le nom et l’adresse e-mail sont enregistrés. Ces données sont liées à un identifiant unique utilisé dans DIPLA pour consigner toutes les actions, créations, modifications, tâches et mesures/photos (avec localisation GPS).

DIPLA n’affiche le nom que si nécessaire. Chaque utilisateur peut choisir d’anonymiser son nom, ce qui permet de conserver les données sans qu’elles soient liées à une personne.

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3. À quelles fins vos données sont-elles traitées ?

Vos données sont traitées de manière confidentielle et uniquement pour les finalités suivantes :

• Répondre à vos questions (e-mail, téléphone, réseaux sociaux, etc.)

• Conclure et exécuter un contrat

• Fournir des informations sur DIPLA et adapter notre service à vos besoins

• Élaborer des devis

• Assurer l’exécution de l’accord et la gestion administrative

• Publier des avis clients à des fins commerciales

• Traiter les paiements

• Communiquer avec vous dans l’intérêt des deux parties

• Réaliser des analyses statistiques

• Améliorer notre site web

• Satisfaire à des obligations légales (ex. comptabilité)

• Vous envoyer des communications commerciales (newsletters, promotions, événements), uniquement avec votre consentement

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4. Quelle est la base légale du traitement 

Profisi traite vos données personnelles sur les bases légales suivantes :

• Consentement explicite

• Exécution d’un contrat

• Intérêts légitimes (amélioration des services, sécurité, etc.)

• Obligations légales (ex. obligations fiscales)

Vos données ne seront conservées que le temps nécessaire à la réalisation des finalités. Elles seront supprimées dans les 6 mois suivant la fin du contrat, sauf obligation légale contraire.

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5. Quelles données sont partagées avec des tiers ?

Vos données ne sont partagées avec des tiers que si nécessaire à l’exécution des activités ou si la loi l’exige.

Cela inclut les prestataires informatiques, hébergeurs, fournisseurs de logiciels, autorités publiques, notre comptable et les administrateurs IT.

Profisi ne transfère aucune donnée personnelle en dehors de l’UE.

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6. Comment vos données sont-elles protégées ?

Nous veillons à la sécurité de vos données grâce à des mesures techniques et organisationnelles adaptées :

• Traitement en interne et limitation volontaire du nombre de fournisseurs

• Définition claire des rôles et responsabilités

• Politique de sauvegarde multiple garantissant la continuité

• Sécurité logique conforme aux standards internationaux : firewall, proxy, antivirus

• Gestion formalisée des accès basée sur les rôles

• Gestion des versions via planning de releases, change management, et tests en environnement séparé

• Page de support avec analyse d’impact et délais d’intervention définis

• Contrôles d’identité et d’accès généralisés

• Clauses de confidentialité dans tous les contrats internes

• Possibilité d’augmenter le niveau de service sur demande et d’en recevoir des rapports périodiques

• Notification obligatoire de toute violation de données dans les 72 heures

En cas d’incident, l’administrateur de l’organisation sera informé et pourra avertir son DPO ou l’autorité de protection des données.

Nous nous assurons que tout tiers impliqué traite également vos données de manière sécurisée et contrôlée.

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7. Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Vos données sont conservées le temps nécessaire pour atteindre les objectifs mentionnés ci-dessus. Elles seront supprimées dans les 6 mois suivant la fin du contrat, et conservées jusqu’à 7 ans si la loi (ex. comptabilité) l’exige.

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8. Quels sont vos droits ?

Conformément à la loi, vous disposez des droits suivants. Pour exercer vos droits, contactez info@profisi.be.

Vous avez le droit de :

• Accéder à vos données

• Rectifier ou corriger vos données

• Demander l’effacement (droit à l’oubli)

• Limiter le traitement

• Recevoir une copie (portabilité)

• Retirer votre consentement

• Vous opposer au traitement

• Porter plainte auprès de l’Autorité de protection des données

L’interface de DIPLA permet à chaque utilisateur et administrateur de gérer entièrement ses données personnelles.

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9. Cookies

Un cookie est un petit fichier texte stocké sur votre appareil lors de votre première visite sur le site. Ces cookies sont essentiels au bon fonctionnement du site.

Nous utilisons des cookies fonctionnels, analytiques, publicitaires et de suivi pour comprendre le comportement des visiteurs et améliorer nos services. Lors de votre première visite, nous vous informons de leur utilisation et vous demandons votre consentement.

Vous pouvez désactiver les cookies via votre navigateur.

Nous utilisons également Google Analytics et Google Site Kit à des fins analytiques.

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10. Modifications

Nous pouvons modifier cette politique pour diverses raisons. La version la plus récente est toujours disponible sur notre site web.

Cette version a été rédigée en avril 2025.